הבהרות בנושא העסקת עובדים באופן זמני לצורך מילוי מקום במערכת הבריאות הממשלתית

כ"ה באדר ב' תשע"ו
04 באפריל 2016

תיק:0491-0004-2016-006619

אל:
מנהלים אדמיניסטרטיביים בבתי חולים ממשלתיים - דוא"ל
מנהלי משאבי אנוש בבתי חולים ממשלתיים

הנדון: הבהרות בנושא העסקת עובדים באופן זמני לצורך מילוי מקום במערכת הבריאות הממשלתית

בהמשך לפרסום הכללים החדשים באשר להעסקת עובדים באופן זמני לצורך מילוי מקום כמפורט בהודעת נש"מ עו/5 ובהנחיית נציב 1.9 מיום 28.2.16, להלן יובאו בחוזר זה דגשים, הנחיות והבהרות באשר ליישום הכללים במערכת הבריאות:
1. מילוי מקום של עובד שנעדר מתפקידו באופן זמני  
עפ"י הכללים להעסקת ממלא מקום במשרה פנויה זמנית, קיים מתאם בין משך תקופת ההעסקה הצפויה במילוי מקום לבין הליך המינוי הנדרש, כך שככל שתקופת ההעסקה הזמנית צפויה להיות ארוכה יותר יידרש הליך בחירה שיוויוני וראוי יותר לבחירת ממלא המקום, כדלקמן: 
 
משך ההיעדרות הצפוי הליך הבחירה מגבלת העסקה הערות
עד שנה בהתאם לפסקה 11.933 בתקשי"ר (עקרונותיה הם – פרסום המשרה, שקילת מספר מועמדים, קביעת קריטריוני סינון אובייקטיבים ושיוויוניים, ועדת קבלה בת 2 חברים לפחות) תקופת מילוי המקום ולא יותר משנה אחת * לא זכאי להתמודד במכרזים פנימיים ובן-משרדיים
* לא יהיה זכאי להיות מועסק במשרה אחרת במילוי מקום בפטור ממכרז באותו משרד במשך 6 חודשים ממועד סיום העסקתו

בין שנה לשלוש שנים בהתאם לנוהל מינוי למשרה זמנית בסעיף 11.98 בתקשי"ר
(הכוונה ל-11.983 ג' שעקרונותיה הם – פרסום במשך 7 ימים, ועדת בחירה בהרכב של מכרז פומבי, קביעת קריטריונים אוביקטיביים ושיוויוניים למיון וסינון ע"י הוועדה וזימון לפחות 5 מועמדים) תקופת מילוי המקום ולא יותר משלוש שנים * במקרים חריגים – הארכה בסמכות נש"מ
* זכאי להתמודד במכרזים פנימיים ובין-משרדיים לאחר 48 חודשים
מעל שלוש שנים מכרז
(בציון הערה לעניין זמניות מילוי התפקיד)  * זכאי להתמודד במכרזים פנימיים ובין-משרדיים לאחר 18 חודשים

הערות:

א. יובהר כי העסקה של עובד שנבחר בהתאם להליך המפורט בפסקה 11.933 לתקשי"ר כממלא מקום מוגבלת לשנה. לפיכך, ככל שאין ודאות לגבי משך ההיעדרות ופניות המשרה, וכדי להימנע מהצורך בבקשות לאישורים חריגים מעבר לשנה במקרים שכיחים של התארכות היעדרות העובד, מומלץ לבחור מלכתחילה בהליך האיוש המחמיר יותר. 

ב. החרגת העסקת ממלא מקום שנבחר במכרז מהתנאים והמגבלות על מילוי מקום בהתאם לפסקה 18.123 נקבע כי ממלא מקום של עובד שנעדר מתפקידו באופן זמני, אשר נבחר לתפקידו במכרז פומבי, יועסק לתקופת היעדרות העובד הממלא את המשרה דרך קבע ללא מגבלת זמן, ובמקרה של התפנות המשרה בה הועסק במילוי מקום – ניתן יהיה למנותו דרך קבע על בסיס המכרז הפומבי בו נבחר. כמו כן, עובד שהתקבל במכרז פומבי למשרה במילוי מקום, יהיה זכאי להתמודד במכרזים פנימיים ובין-משרדיים, בכפוף להוראות פרק 11.4 לתקשי"ר. 
כחלק מתכנון ההון האנושי, בכדי לאפשר הליכי קליטה מהירים יותר למשרות  אשר התחלופה בהן גבוהה, בין היתר בשל היעדרויות זמניות, ולאור האמור לעיל, מומלץ לפרסם מכרזי עתודה לממלאי מקום עם הערה לעניין זמניות מילוי התפקיד. לשם כך יש להקים את המכרז במרכבה כמכרז קיבוצי ולציין בהערות "מכרז עתודה". כמו כן יש לציין בהערות כי המשרות יכולות להיות במחלקות שונות. היות שאין הגבלה על מספר הכשירים שניתן לבחור במכרז עתודה, ניתן יהיה לפנות אל כשירים אלו (ככל שימצאו מועמדים מתאימים) לצורך איוש משרה באופן מיידי עם התפנות משרה במהלך שנה ממועד הוועדה.

2. מילוי מקום במשרה פנויה 
אצילת הסמכות לאחראי להעסקת ממלא מקום במשרה פנויה תתאפשר במקרים חריגים בלבד ובתנאים המצטברים הבאים: 
א. לא היתה דרך לצפות מבעוד מועד שהמשרה תתפנה ולא ניתן היה לאיישה במועד בדרך של מכרז;
ב. קיימת חיוניות לאיוש המשרה במילוי מקום באופן זמני עד לסיום הליכי המכרז לאיוש המשרה דרך קבע;
ג. אין אפשרות שעובד אחר של המשרד יבצע את תפקידי המשרה באופן זמני בדרך של הטלת תפקיד או מינוי בפועל;
ד. פורסם מכרז פנימי שלא העלה מועמדים;
ה.  פורסם מכרז פומבי ועבר המועד האחרון להגשת המועמדויות, כאשר ממלא המקום שייבחר לא יהיה מבין המועמדים במכרז.

יובהר כי הליך הבחירה של ממלא המקום יהיה לפי 11.933 לתקשי"ר וכי ההעסקה תוגבל עד לסיום הליכי המכרז או עד שנה, המוקדם ביניהם. ממלא המקום לא יהיה זכאי להתמודד במכרזים פנימיים ובין-משרדיים.

   יש לצרף פרוטוקול ועדת בחירה לכל קליטת ממלא מקום, בהתאם לסוג ההליך שבוצע.

3. תפקידים וסוגי העסקה ייחודיים במערכת הבריאות הממשלתית

א. רופאים
כל ההוראות בדבר העסקת ממלאי מקום חלות גם לגבי העסקת רופאים. משכך, הנוהג שהתקיים בעקבות בג"צ קרן, לפיו התאפשרה קליטת רופא מתמחה במשרה פנויה במילוי מקום טרם פרסום מכרז, בהסתמך על אישור מנכ"ל, מתייתר כעת ואינו תקף יותר.  
כחריג לעניין זה הם תפקידי הרופאים (מתמחים ומומחים) במקצועות שהוגדרו כמקצועות רפואיים במצוקה, אשר אליהם ניתן יהיה לקלוט עובדים במילוי מקום אף שטרם הסתיים המועד האחרון להגשת מועמדויות במכרז פומבי, ובלבד שפורסם מכרז פומבי למשרה.

ב. כוחות עזר 
כידוע, טרם קליטת עובד חדש יש להגדיר במרכבה את מסלול האיוש המתאים באחזקת משרה בסוג מידע "משרה לאיוש".  
ככל שמדובר בקליטת כח עזר למשרה פנויה לחלוטין יש לבחור ב"מסלול לאיוש" את האופציה "משרה לאיוש זמני" כדלקמן: 
 
 

ולאחר מכן את  סוג האיוש מתוך הרשימה הנפתחת:
 

בנוסף יש לסמן בבלוק "איוש זמני מערכת הבריאות-נתונים נוספים", שנמצא בתחתית, את האופציה "ניצול תקציב":
 
  
וברשימה הנפתחת ב"סוג ניצול פנויה לחלוטין" יש לבחור את האפשרות "כח עזר":

ג. ניצול תקציב ("זוטר על בכיר") 
העסקת עובד במתכונת של ניצול תקציב, היינו העסקתו בתפקיד זוטר תוך שיבוצו במשרה תקנית בכירה יותר באותו סקטור, אינה מילוי מקום במהותה ותתאפשר לתקופה זמנית בלבד, בהתאם לנסיבות העניין. 
ככל שמדובר בקליטת עובד במתכונת זו למשרה פנויה זמנית, יחולו כללי העסקת ממלא מקום של עובד שנעדר מתפקידו באופן זמני, כמפורט בסעיף 1 לעיל.
ככל שמדובר בקליטת עובד במתכונת זו למשרה פנויה לחלוטין יש לפנות לרפרנט בנש"מ בבקשה לאישור ההעסקה תוך פירוט הנימוקים לכך. הרפרנט יוכל לאשר העסקה במתכונת זו למשך 3 חודשים בלבד. במידת הצורך ובהתקיים נימוקים המצדיקים זאת, ניתן יהיה לבקש הארכת ההעסקה למשך 3 חודשים נוספים בלבד. 
בהתייחס לשני המצבים, טרם קליטת העובד יש לבחור ב"מסלול לאיוש" את האופציה "משרה לאיוש זמני" כדלקמן: 
 

ולאחריה את  סוג האיוש מתוך הרשימה הנפתחת, בהתאם לנסיבות:

בנוסף יש לסמן בבלוק "איוש זמני מערכת הבריאות-נתונים נוספים", שנמצא בתחתית, את האופציה "ניצול תקציב":   

ולפרט ב"תיאור הבקשה" את הנימוקים המופנים לאישור נש"מ (ראו דוגמא מטה): 
 

הערה: יש לפנות לרפרנט בנש"מ בצורה יזומה (במייל) וליידע אותו בדבר הבקשה לשם השלמת תהליך האישור.

4. הוראות מעבר:

1. תחולת הוראות חוזרי נש"מ בעניין מילוי מקום הינה מיום פרסומם וכלליהם חלים על עובדים המועסקים כיום במילוי מקום. אשר על כן, על היחידות להיערך לסיום העסקת עובדים המועסקים במילוי מקום מעבר לתקופות שנקבעו בהנחיות ולקליטת עובדים חדשים במקומם.
2. במקרים חריגים תתאפשר הארכת התקופה לפרק זמן שלא יעלה על 3 חודשים ממועד פרסום חוזר זה,  לצורך התארגנות היחידה לגיוס מחליף, בכפוף לאישור הרפרנט בנש"מ.
3. מקרים חריגים להם אין מענה בחוזר זה יש להביא לטיפול הרפרנט הרלוונטי.

בברכה,
 
יוני דוקן
מנהל אגף בכיר (מערכת הבריאות, בפועל)

העתק:
מר משה דיין - נציב שירות המדינה, נציבות שירות המדינה
מר  משה בר-סימן טוב - המנהל הכללי, משרד הבריאות
מנהלי בתי חולים ממשלתיים - דואל
מר  דב פסט - סמנכ"ל בכיר למינהל ומשאבי אנוש, משרד הבריאות
מר מוטי אהרוני - סגן נציב שירות המדינה (בקרת ניהול ההון האנושי), נציבות שירות המדינה
מר רון צור - ראש מטה ליישום רפורמה, נציבות שירות המדינה
מר רונן שפירא - מנהל אגף בכיר לתכנון אסטרטגי ומדיניות, נציבות שירות המדינה
עו"ד רון דול - היועץ המשפטי, נציבות שירות המדינה
עו"ד עדו בן-צור - סגן בכיר ליועץ המשפטי, נציבות שירות המדינה
גב' מיכל הורן - מנהלת תחום (ענייני עובדים ותקן), נציבות שירות המדינה
רפרנטים במערכת הבריאות נשמ